Organizujemy konferencję lub spotkanie branżowe – jak się do tego przygotować?

Nie trzeba być przedsiębiorcą działającym w branży gastronomicznej, by móc zorganizować wyśmienity event. Wystarczą chęci i wiedza na temat możliwości, z których możemy skorzystać, by zaproszeni goście byli obsłużeni z największą starannością.

 

Coraz więcej firm stawia na budowanie odpowiednich relacji z potencjalnymi klientami, kontrahentami czy biznesowymi partnerami. Coraz więcej przedsiębiorstw dba również o własny wizerunek i chce, by postrzegać je za ekspertów. Właśnie dlatego tak dużym zainteresowaniem cieszą się konferencje, spotkania branżowe, szkolenia, bankiety czy wydarzenia integracyjne. Nierzadko firmy organizują takowe samodzielnie i wychodzi im to naprawdę świetnie.

Aby odnieść sukces, spotkanie nie może przebiegać bez pewnych elementów. Po pierwsze ważne jest przygotowanie techniczne. Chodzi tutaj nie tylko o osoby, które będą prezentować firmę czy prowadzić poszczególne prelekcje. Chodzi też o jakościowe wyposażenie sal, profesjonalizm to podstawa, na polu biznesowym nie ma miejsce na nawet najmniejsze błędy.

„Przez żołądek do serca” – nie da się ukryć, że to powiedzenie jest obecne również w ramach kontaktów służbowych. Na każdym spotkaniu branżowym powinna pojawić się choćby aromatyczna kawa. Jeśli nie mamy ekspresu na własność, możemy go wypożyczyć. Kompleksowym wyposażeniem wydarzeń z kulinariami w tle służą firmy cateringowe oraz wypożyczalnie gastronomiczne – łatwo można je znaleźć w sieci, wpisując hasło typu „ekspres do kawy wynajem warszawa”. W ten sam sposób można zaopatrzyć firmę w inny sprzęt, który będzie pomocny podczas biznesowego spotkania.

Pamiętajmy, że jeśli spotkanie trwa co najmniej kilka godzin, to sama kawa nie wystarczy. Zaproszonym należy zaserwować lunch. Jeśli goście mają uczestniczyć w wieczornym bankiecie, dobrą tradycja jest ciepła kolacja, a nawet lampka wina. Dzisiaj nie jest to problem, kiedy na rynku działają prężnie rozwijające się firmy cateringowe czy wypożyczalnie, od których uzyskamy pełna zastawę stołową.

Najważniejsze jest to, by całe wydarzenie dobrze zaplanować, sporządzić pełny harmonogram a potem go realizować. Organizacja biznesowego wydarzenia trwa od kilku dni do nawet kilku tygodni. Wiele zależy od rodzaju czy ilości osób, jakie zostały na takie zaproszone.

 

kubki z nadrukiem

Jakie gadżety reklamowe zaoferować na konferencji?

Bardzo często spotkać możemy się z praktyką organizowania przez firmy konferencji. Są to wydarzenia, na których dyskutuje się o różnego rodzaju tematach, w zależności od branży, w jakiej dana firma działa. Zaproszenia na takie eventy dostają przede wszystkim osoby wpływowe na rynku, czyli takie, z którymi świetnie jest utrzymywać dobre kontakty na tle zawodowym. Często jednak w konferencjach takich udział biorą nie tylko branżowcy, ale również potencjalni klienci. Konferencja może być idealną okazją do wypromowania własnej firmy na rynku przed podjęcie określonych i przemyślanych kroków. Jednym ze sposobów promocji jest z pewnością użycie różnego rodzaju gadżetów reklamowych. Jakie jednak gadżety najlepiej wybrać – kubki z nadrukiem, długopisy czy może jednak koszulki reklamowe?

Przede wszystkim musimy zwrócić uwagę na to, co uczestnikom organizowanej przez nas konferencji przyda się na takim evencie. Chodzi więc o to, by oferowane przez nas gadżety reklamowe były jak najbardziej funkcjonalne i związane z charakterem konferencji. Z pewnością bardzo przydatne będą wszelkiego rodzaju przyrządy do pisania, takie jak długopisy, pióra, czy ołówki. Dodatkowo warto zaoferować notesy czy zeszyty, aby uczestnicy konferencji mogli zanotować najważniejsze informacje, które będą chcieli zapamiętać. Zadbajmy także o wygląd takich gadżetów – kartki notesów powinny być dobrej jakości, a ich zewnętrzny design powinien sprawiać wrażenie profesjonalnego i starannie wykonanego. Warto zainwestować na przykład w zeszyty, które na okładce będą miały logo naszej firmy. Będzie to miły gest skierowany w stronę uczestników konferencji, a jednocześnie świetny chwyt marketingowy.

Dobrym pomysłem będzie również zaoferowanie takich gadżetów, jak na przykład kubki z nadrukiem. Dzięki nim uczestnicy konferencji będą mogli napić się z nich np. wody, a po skończonej imprezie zabrać je do domu. Nadruk przedstawiający logo naszej firmy będzie przypominał im o zorganizowanej przez nas konferencji.

ARTYKUŁ SPONSOROWANY