Rachunkowość w firmie składa się z wielu elementów takich jak prowadzenie księgowości, przygotowywanie sprawozdań finansowych, kalkulacji kosztów i zysków oraz interpretacji danych. Wszystkie te elementy pozwalają firmie funkcjonować zgodnie z prawem, a także działać wydajniej i oszczędniej. Poprawne prowadzenie rachunkowości ułatwia codzienne prowadzenie biznesu, a także porządkuje firmowe finanse. Dokładna ewidencja przynosi wymierne zyski. Jednak, aby tak było, rachunkowość trzeba prowadzić poprawnie. O czym należy pamiętać?
Czym jest rachunkowość?
Najprościej mówiąc, rachunkowość jest sformalizowanym systemem zapisu zdarzeń gospodarczych w firmie, umożliwiającym uzyskiwanie, przetwarzanie i prezentację informacji oraz podejmowanie decyzji. Prowadząc ją, przedsiębiorca jest zobowiązany do zapisywania wszystkich zdarzeń gospodarczych takich jak np. sprzedaż, zakupy, wypłacanie wynagrodzeń, naliczanie i opłacanie podatków itd. Rachunkowość może mieć różne odmiany. Wyróżnia się rachunkowość finansową, zarządczą, podatkową, budżetową czy bankową. W trakcie jej prowadzenia powinno się stosować podstawowe zasady takie jak np. ciągłości, współmierności, kontynuacji działalności.
Rachunkowość w praktyce
Rachunkowość w firmie ma też wiele wymiarów praktycznych. Regulowane są one przez prawo. Zapisy ustaw dbają o to, aby przedsiębiorcy przekazywali informacje handlowe i ekonomiczne osobom, podmiotom i instytucjom, które są zainteresowane działalnością danej firmy. W praktycznym wymiarze oznacza więc:
- Prowadzenie polityki rachunkowości, czyli rejestracji zdarzeń gospodarczych,
- Prowadzenie ksiąg rachunkowych;
- Wykonywanie okresowej wyceny stanu aktywów i pasywach;
- Sporządzenie sprawozdań finansowych;
- Gromadzenie i przechowywanie informacji.
Wśród zadań firmowej rachunkowości znajduje się także elektroniczna wysyłka deklaracji skarbowych. W zależności od prowadzonej działalności przedsiębiorca jest zobowiązany do dostarczania do Urzędu Skarbowego deklaracji VAT-7/VAT-7K, VAT-UE, VAT-UEK, VAT-27 (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność) oraz zeznania rocznego PIT-28, PIT-36, PIT-36L. Deklaracje te można przesyłać online, ponieważ nie wymagają one podpisu osoby składającej, również podpisu elektronicznego. Sposobem na ich proste przygotowanie i wysłanie jest korzystanie z narzędzi do księgowości online. Pozwalają one również na dostarczenie sprawozdania oraz deklaracji przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Polityka rachunkowości w firmie
Ustawa o rachunkowości zobowiązuje każdą jednostkę do stworzenia zasad rachunkowości. Są one niezbędne bez względu na to, czy księgowość prowadzona jest przez wewnętrzny dział, zajmuje się nią zewnętrzne biuro rachunkowe, czy też sprawy księgowe prowadzi się samodzielnie. Polityka rachunkowości pozwala na indywidualne dopasowanie niektórych przepisów do potrzeb przedsiębiorstwa. W efekcie tego osiąga się większą precyzyjność w sprawozdaniach finansowych, które powinny być sporządzane zgodnie z zapisami tego dokumentu.
Politykę rachunkowości powinno się opracować tak, aby uwzględniała wymagania ustawy i rozporządzeń, a dodatkowo odniosła się do specyfikacji danej firmy. Pozwoli to wprowadzić porządek i usystematyzuje pracę osób odpowiedzialnych za księgowość. Obowiązek stworzenia takiego dokumentu oraz jego późniejszej aktualizacji spoczywa na właścicielu przedsiębiorstwa. W praktyce jednak dokument sporządzany jest przez księgowego lub biuro rachunkowe. Firmowa polityka rachunkowości powinna zawierać:
- plan kont firmowych
- sposób obiegu, przechowywania oraz archiwizacji dokumentów finansowych
- sposób księgowania kosztów z poprzedniego roku podatkowego, realizowanych w roku następnym
- sposób amortyzowania środków trwałych
W polityce rachunkowości powinny znaleźć się także informacje regulujące poniższe kwestie:
- jaki jest rok obrotowy w danej organizacji i jakie są jego okresy sprawozdawcze
- podział kosztów związanych z działalnością programową i administracyjną
- dokumentowanie operacji za pomocą dowodów księgowych
- sposób inwentaryzacji
- archiwizacja dokumentów oraz okres ich przechowywania
- udostępnianie / przekazywanie danych oraz dokumentów osobom trzecim
- zasady amortyzacji
- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
- sposób prowadzenia ewidencji zapasów
- ustalenia wyniku finansowego
- zasady wyceny aktywów i pasywów
- system przetwarzania danych system zabezpieczania dokumentów.